全自動?! 購入者様からのメール自動返信機能〜オートリプライ活用法〜

 

Amazon輸出を行なっていると、購入者様からのメール対応に追われ、メール対応の回答時間が気になって休みが取れない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

 

かく言う私もそのような時期を経験したことがあるので、十分すぎるほどお気持ちが分かります。

 

 

そんな方に朗報です!

 

 

各メーラーの、オートリプライにあたる機能を活用することで、上記の悩みを大幅に削減する事ができます!

 

 

そこで今回は、長期休業を行う方のために、購入者様からのメール返信を自動化する方法に関してご紹介していきたいと思います。

 

 

※購入者さまへのメール回答時間とアカウントヘルスに関してはこちらの記事をご参考ください。

 

 

購入者メール対応 〜回答時間に関して〜 (8/27~9/2 アップロード予定)

 

 

 

オートリプライとは

 

オートリプライは、各メーラーで設定を行います。

 

 

設定を行うと、お客様からのお問合せメール受信時に、メーラーで設定した内容のメールがお客様に自動的に返信されます。

 

 

ご使用のメーラーにより名称が異なりますが、Outlookの自動応答や、Zendeskのトリガーに当たる機能に該当します。

 

 

そのため、Amazonが定める回答時間を超過すること無く、返信を行うことができるため、お客様からのクレームを予防することができ、結果として、アカウントヘルスの状態を維持する事ができます

 

 

アカウントヘルスの詳細に関しては、こちらをご覧ください!

 

 

Amazon輸出 Account Healthで顧客満足度の数値化

 

 

 

オートリプライを活用するメリット

 

オートリプライを設定する主なメリットは以下の2点です。

 

 

① お客様の不安な気持ちを軽減できる

→オートリプライでは、お客様をお待たせすることなく出品者情報等のご注文に関する情報のご案内が可能です。

お客様へ与えるストレスを減らすことができ、クレームや返品返金のを防ぐことができます。

 

休暇が取れる

→アマゾンの回答時間を気にする事なく休業することができます。

 

 

 

オートリプライを使用する際の注意点

 

ご使用するメーラーの転送設定がうまくできておらず、メールの自動返信が上手く行われていない場合があります。

 

 

自動返信がしっかりと行われているかを確認するために、オートリプライ設定後、セラーセントラルのメッセージステイタスを必ず確認しましょう。

 

 

 

 

 

 

また、オートリプライ設定方法はご利用のメーラーにより異なります。

 

 

各メーラー設定方法はこちらを以下リンクからご確認ください。

 

 

・Microsoft Outlookご利用の方はこちら

 

・Gmailご利用の方はこちら

 

・Yahoo Mailご利用の方はこちら

 

・Outlook.comご利用の方はこちら

 

 

また、オートリプライ機能を使用しても、購入者さまへのメール回答までの時間は延期されますが、お客様への商品お届け日は変動しない点にご注意ください。

 

 

休暇の前に、出荷すべきものは必ず発送しましょう!!

 

 

 

オートリプライの活用方

 

以下では、通常時と長期休業時に分けてオートリプライの活用法を具体的にご紹介していきます。

 

 

 

通常編

 

通常時にオートリプライを活用する一番の理由は、お客様との距離を縮めることができるためです。

 

 

お問合せメール受信後に、お客様宛に自動送信されるメールを確認すれば、購入者情報を確認することができます。

 

 

すぐに何らかの情報を得ることはお客様に安心感を与え、クレームを軽減へとつながります。

 

 

また、通常時は、以下の情報を記載することをお勧めします。

 

 

・ストアポリシー

・ストア情報

・その他、マーケットプレイスの情報など

 

 

また、購入された商品の返品方法等に関する記載をしておくと、メールを参照するだけで、手順やルールを確認することができます。

 

 

お客様の知りたい情報を記載することがポイントです。

 

 

 

長期休業編

 

長期休業時には以下の2点をオートリプライに記入する事をおすすめします。

 

 

休業期間

休業期間後いつ返信をすることができるのか

 

 

お客様の質問事項に対する返答がいつになるのかを伝えることが大切です。

 

 

また、ホリデイシーズン、特にクリスマス前は、お届け期限前であっても、商品の到着が間に合わないだけで、お問合せやクレーム殺到するケースがあります。「~日以降の注文は絶対に届かない」旨を記載することで、クレーム予防となります。

 

 

ホリデーシーズンに関しては以下記事を参照ください!

 

 

Amazon輸出 ビッグイベント ホリデーシーズン

 

 

 

まとめ

 

Amazon輸出 オートリプライ(メール自動返信)機能に関しては以上となります。

 

 

使える機能はうまく使って、作業の効率化を図ることは売り上げアップにも重要な要因なので、本記事を参考にオートリプライ機能を使いこなせるようになりましょう!

 

 

万が一アカウントがサスペンドになった際は、こちらの記事をご覧ください!!

 

アカウントのサスペンドを招く原因と対処法

 

 

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投稿者プロフィール

GB越境EC事業部
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株式会社グローバルブランド 越境EC事業部。テレ東WBS出演|日経1面掲載|
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